Contacts import ও export করুন
Contacts module-এ যাদের আপনি message করতে পারেন সবাইকে জমা রাখা হয়। Contacts চালায় WhatsApp conversations, broadcasts, automations, follow-ups, আর audience segmentation।
আপনি একটা CSV থেকে bulk-এ import করতে পারেন, reporting বা backup-এর জন্য export করতে পারেন, বিদ্যমান records update করতে পারেন, আর tags ও custom attributes দিয়ে সব কিছু organize করতে পারেন।
শুরু করার আগে
- আপনার file CSV format-এ তৈরি করুন।
- বাধ্যতামূলক fields আছে কি না নিশ্চিত করুন।
- mobile numbers বৈধ আর একই ধরনের format-এ আছে কি না দেখুন।
- স্পষ্ট duplicates সরিয়ে ফেলুন।
- আপনার tags আর custom attributes আগেভাগে ঠিক করে নিন — এগুলোই পরে segmentation সম্ভব করে।
CSV file format
প্রতিটা সারি একটা contact। প্রতিটা কলাম একটা field।
| Field-এর ধরন | Fields |
|---|---|
| বাধ্যতামূলক | Name, Mobile Number |
| ঐচ্ছিক | Email, Tags, City, State, Company, Source, custom attributes |
একটা ন্যূনতম header সারি:
Name,Mobile Number,Email,Tags,City,State,Source
Rahul Sharma,+919876543210,rahul@example.com,Premium|VIP,Ahmedabad,Gujarat,Website
Priya Nair,+919812345678,priya@example.com,New Lead,Kochi,Kerala,Ad Campaign
Contacts import করুন
- Voixt Dashboard-এ log in করুন আর WhatsApp → Contacts খুলুন।
- Import-এ click করুন। import window খুলে যায়।
- Upload File-এ click করুন আর আপনার CSV বেছে নিন।
- fields map করুন — প্রতিটা CSV কলামকে সঠিক Voixt field-এর সঙ্গে মেলান।
- preview review করুন। বাধ্যতামূলক fields আর phone numbers পরীক্ষা করুন।
- Import-এ click করুন। Voixt নতুন contacts যোগ করে আর বিদ্যমানগুলো update করে।
- Contacts list-এ ফলাফল নিশ্চিত করুন।
Field mapping
Field mapping Voixt-কে বলে প্রতিটা কলাম কোথায় যাবে।
| CSV কলাম | Voixt field |
|---|---|
| Name | Customer Name |
| Mobile Number | Phone Number |
| Tags | Tags |
| City | Custom Attribute |
| Source | Source |
কোনও কিছু import করার আগে সবসময় mapping পরীক্ষা করুন। ভুলভাবে map করা একটা কলাম customer data ভুল field-এ লিখে দেয়, আর একটা বড় import ফেরানো ঝামেলার কাজ।
Phone number format
Voixt phone number দিয়ে contacts মেলায়, তাই file-এর যেকোনও কিছুর চেয়ে format বেশি গুরুত্বপূর্ণ।
| Number-এর ধরন | গ্রহণযোগ্য |
|---|---|
| Indian | 9876543210, 919876543210, +919876543210 |
| International | +14155552671, +447700900123 |
:::warning international contacts-এর জন্য সবসময় country code দিন এটা ছাড়া imports fail হয় বা ভুল customer-এর সঙ্গে মেলে। :::
একটা format বেছে নিন আর পুরো file জুড়ে একইভাবে ব্যবহার করুন। একই number তিন রকমভাবে লেখা matching-কে বিভ্রান্ত করতে পারে।
Tags আর custom attributes
এগুলোই একটা contact list-কে এমন audience-এ বদলে দেয় যাকে আপনি target করতে পারেন।
Tags
contacts-কে আগ্রহ, status, বা business প্রয়োজন অনুযায়ী দলবদ্ধ করুন — Premium, VIP, New Lead, Follow-up Required, Returning Customer।
একটা CSV-তে একাধিক tags প্রয়োগ করতে, সেগুলোকে একটা pipe দিয়ে আলাদা করুন:
Premium|VIP|Returning Customer
Custom attributes
আপনার business-এর নির্দিষ্ট বাড়তি তথ্য জমা রাখুন — City, Date of Birth, Company Name, Occupation, Product Purchased, Customer Type।
আপনি যখন একটা broadcast audience বানান, tags আর custom attributes দুটোই filter conditions হয়ে যায়।
বিদ্যমান contacts-এর কী হয়
কোনও contact যদি আগে থেকেই থাকে, তাহলে Voixt আপনার CSV-র নতুন তথ্য দিয়ে সেটা update করে। এটা একটা duplicate বানায় না — যদি phone number মেলে।
এখানে সবচেয়ে বড় ব্যাপার হল একই ধরনের phone formatting। একই number একটা import-এ 9876543210 আর আরেকটায় +919876543210 লেখা হলে সেগুলো নাও মিলতে পারে, ফলে একজন মানুষের দুটো record তৈরি হয়।
Contacts export করুন
- WhatsApp → Contacts খুলুন।
- একটা অংশ export করতে চাইলে filters প্রয়োগ করুন।
- Export-এ click করুন।
- Voixt বর্তমান view-সহ একটা CSV তৈরি করে।
Exports ব্যবহার করুন backups, reporting, বা অন্য কোনও system-এ data নিয়ে যাওয়ার জন্য।
সেরা অভ্যাস
- আগে একটা ছোট test file import করুন — পাঁচটা সারি — আর হাজার হাজার চালানোর আগে mapping নিশ্চিত করুন।
- সব জায়গায় phone numbers-কে
+<country code><number>-এ মানসম্মত করুন। - import-এর আগে, পরে নয়, একটা tag শব্দভাণ্ডার ঠিক করুন।
VIP,Vip, আরvipতিনটে আলাদা tags। - list পরিষ্কার রাখুন। পুরনো আর invalid numbers delivery আর আপনার quality rating-এর ক্ষতি করে।
- প্রতিটা বড় import-এর আগে export করুন, যাতে আপনার একটা rollback point থাকে।
সাধারণ import errors
| Error | কারণ | সমাধান |
|---|---|---|
| Missing mandatory field | কোনও সারিতে Name বা Mobile Number নেই | field পূরণ করুন বা সারিটা মুছুন |
| Invalid phone number | অক্ষর, space, বা একটা missing country code | +<country code><number>-এ আবার format করুন |
| Unmapped column | একটা CSV কলাম কোনও Voixt field-এর সঙ্গে মেলেনি | map করুন, বা কলামটা সরান |
| Duplicate rows | একই number file-এ দু'বার আছে | import-এর আগে duplicate সরান |
| Encoding problems | Non-UTF-8 file নাম বিকৃত করে | CSV-টা UTF-8 হিসেবে আবার save করুন |
FAQ
আমি কোন কোন file formats import করতে পারি? শুধু CSV।
import করলে কি আমার বিদ্যমান tags মুছে যাবে? কোনও বিদ্যমান contact-এর জন্য একটা Tags কলাম import করলে সেই contact-এর tags update হয়। একটা backup চাইলে আগে export করুন।
সারির কোনও সীমা আছে কি? খুব বড় files batches-এ প্রক্রিয়া করা হয়। কয়েক দশ হাজারের বেশি সারি হলে ভাগ করে দিন।
আমি কি country code ছাড়া import করতে পারি? Indian numbers এটা ছাড়াই কাজ করে। প্রতিটা international number-এ এটা লাগে।
পরবর্তী ধাপ
- আপনি এইমাত্র যে tags import করলেন সেগুলো দিয়ে আপনার audience filter করুন।
- সেই audience-এর কাছে একটা broadcast বানান।